Cara Mail Merge Excel ke Word dengan Mudah

Mengenai bagaimana cara mail merge Excel ke Word, gampang-gampang susah. Namun kamu dapat memahaminya secara baik, pun tepat.

Asalkan fokus, serta memang benar-benar ingin memahaminya. Sebab untuk bisa melakukan mail merge dari Excel ke Word ternyata ada beberapa tahap. Dan kamu sebagai orang yang ingin belajar memahaminya, wajib mengaplikasikannya secara tepat. Nah, bagaimana caranya?

Mengenal Mail Merge Excel ke Word Secara Singkat

Penting untuk diketahui terlebih dahulu, bahwa tujuan dari adanya penggabungan Mail Merge. Adalah agar dapat memproduksi dokumen, email, atau amplop hingga label yang berisi kombinasi data statis. Serta dinamis.

Dalam kasus data seperti surat formulir atau email massal. Konten statis merupakan semua informasi yang sama pada setiap penerima. Misalnya saja pengumuman, agenda atau bahkan berita.

Sedangkan konten dinamis, merupakan data yang unik bagi pembaca atau penerima. Seperti informasi medis, nama, hingga alamat atau riwayat pembelian.

Dengan menempatkan informasi serta data statis di Ms. Word lalu menyimpan data dinamis di Ms. Excel. Maka kita semua dapat menempatkan konektor secara strategis pada seluruh dokumennya. Yang akan mengekstrak informasi dari tabel Excel secara satu persatu.

Nah, catatannya setiap datanya melalui data Excel. Akan menghasilkan versi dokumen Word yang terpisah juga unik. Bisa didapatkan melalui printer, atau dalam bentuk PDF. Hingga secara otomatis dikirim sebagai pesan email. Nah, bagaimana cara untuk membuatnya?

Cara Mail Merge Excel Ke Word dengan Menyiapkan Dokumen Dahulu

Ya, mari kita mulai dengan dokumen Ms. Word yang diketik seolah-olah hanya ditunjukkan kepada satu penerima.

Anggap sebagai template yang jadi dasar untuk semua dokumen lainnya. Beberapa informasi dalam dokumen Word wajib diubah terlebih dahulu. Untuk semua penerima.

Kemudian elemen yang perlu diubah dari penerima ke penerima harus disimpan di dalam file Excel. Tabelnya berisi semua informasi dinamis, yang digunakan oleh dokumen Ms. Word. Namun juga bisa berisi informasi lain yang tidak dapat diakses oleh Mail Merge.

Tabel Excelnya dapat berisi informasi tidak diperlukan, namun hal tersebut tidak akan berpengaruh terhadap Mail Mergenya.

Cara Mail Merge Excel Ke Word dengan Mulai Proses Penggabungan

Di dalam dokumen template Word, bisa dimulai dengan klik tab Menu Mailings dan cari sub menu Start Mail Merge. Nanti sistem pun akan menampilkan beberapa opsi Penggabungan Surat. Seperti:

  1. Surat
  2. Amplop
  3. Direktori
  4. Label
  5. Pesan Email

Di samping hal tersebut, bahkan kamu bisa memanfaatkan Wizard Gabungan Surat yang dapat membawa kamu melalui langkah umum saat mempersiapkan. Serta membuat data Mail Merge.

Untuk contoh satu ini, dapat dimulai dengan menggunakan file template terbuka. Dengan memiliki opsi keterangan Normal Word Document.

Cara Mail Merge Excel Ke Word dengan Memilih File Excel

Lalu langkah serta prosedur selanjutnya, adalah membuka pada sumber data dinamis. Dengan mengklik sub menu Pilih Penerima. Dan kamu bisa mengambil informasi dari fitur Kontan di Outlook.

Hal tersebut dilakukan untuk membuat daftar data dinamis baru secara langsung di Ms. Word. Atau pilihan yang paling umum, adalah memilih konten dari tabel Excel.

Setelah hal tersebut dilakukan, coba cari file Excel yang akan dibuka. Klik Buka atau Open. Dengan hal tersebut, maka kotak dialog akan dimunculkan. Meminta dua informasi tentang beberapa data. Seperti:

  1. Data lembar mana dalam Excel yang berisi tabel informasi
  2. Serta apakah tabel informasi sudah memiliki baris header

Jika kamu memiliki header di dalam kolom tabelnya, maka label judul akan muncul sebagai pilihan nama kolom pada langkah selanjutnya.

Namun disarankan, jika kamu tidak memiliki tajuk kolom dalam data. Maka coba untuk membuatnya. Alternatifnya bisa bekerja dengan nama bidang yang diberi nama secara umum. Serta sulit dimengerti.

Setelah hal tersebut dilakukan, maka bisa langsung klik OK. Maka kamu bisa mulai mempersiapkan tautan. Antara dokumen Word serta tabel dari data Ms. Excel.

Cara Mail Merge Excel Ke Word dan Memasukkannya

Jika semua perintah-perintah dan langkah sebelumnya dilakukan, maka sekarang saatnya untuk memasukkan Bidang Excel ke dalam Dokumen word.

Setelah kamu memilih data, ada beberapa opsi pada menu tersedia. Yakni coba pilih grup menu Wrote & Insert Fields. Selanjutnya nanti kamu dapat memilih elemen dokumen word yang saat ini statis. Kemudian menggantinya dengan Field dari Tabel Excel.

Hal tersebut akan mengarahkan kamu pada kolom di dalam tabel yang menyimpan informasi saat diwakili di dalam Ms. Word.

Selanjutnya Hapus Versi Data Statis, kemudian klik menu Mailings-Write & Insert-Fields (group) lalu pilih Insert Merge Field.

Langkah-langkah tersebut akan menampilkan semua judul kolom dari tabel Excel. Dan contoh ini akan membuat kamu memilih entri kolom pada Nomor Faktur.

Nanti sistem pun akan menampilkan Placeholder yang akan menghubungkan antara bagian dokumen Word ke dalam kolom di Excel. Dan proses tersebut bisa diulangi, agar datanya lebih dinamis.

Cara Mail Merge Excel Ke Word dengan Review

Atau Pratinjau hasil dari pengeditan data. Kamu bisa melihat dan menelusuri daftar entri dari tabel Excel. Kemudian menukar data pada dokumen Ms. Word agar dapat melihat hasil pengisian keseluruhan data.

Hal ini dilakukan dengan mengaktifkan pratinjau, dengan cara klik menu Mailings dan klik keterangan Preview Result.

Nah, untuk dapat menelusuri berbagai entri tabel dari file Excel. Klik keterangan menu Catatan Berikutnya, atau keterangan Catatan Sebelumnya.

Cara Mail Merge Excel Ke Word dengan Menyimpan Data

Nah, jika dirasa hasil yang diinginkan sudah tercapai dan sudah benar. Maka kamu dapat menyimpan dokumen gabungan tersebut secara tepat.

Nanti tinggal memilih opsi Finish & Merge pada Tab Mailings. Sistem pun akan menampilkan banyak opsi, dan kamu dapat memilih Edit Individual Documents. Lalu jika ada Pop Up, bisa memilih keterangan Merge to New Dokumen.

Maka sistem pun akan menampilkan pilihan lain, dan kamu bisa memilih keterangan All. Lalu pilih Ok untuk mengkonfirmasinya. Dokumen tersebut akan muncul di Excel, juga bisa dikirim atau bahkan dicetak.

Itulah bagaimana cara melakukan mail merge dari Ms. Excel ke Ms. Word. Bisa dibilang sangat mudah, juga membantu pekerjaan jadi lebih praktis. Diharapkan dapat membantu. Walaupun memang untuk langkah serta prosedurnya agak sulit untuk dipahami.

Namun jika kamu berusaha untuk mengerti, maka proses untuk mail merge dari Excel ke Word pasti akan berhasil. Serta hasilnya akan sempurna.

FAQ │Pertanyaan Tentang Cara Mail Merge Excel ke Word

Apakah untuk Mail Merge Excel ke Word Membutuhkan Jaringan Internet?

Ya, perangkat laptop atau komputer kamu diharuskan terhubung dengan koneksi internet. Entah dari jaringan wifi, atau jaringan data seluler menggunakan hotspot. Yang terpenting adalah tersambung, dan proses penggabungannya berhasil.

Apakah Cara di Atas Berlaku untuk Semua Tipe atau Versi Excel?

Bisa disesuaikan, karena biasanya setiap versi akan memiliki istilah juga letak menu yang berbeda.

Tinggalkan komentar