Bagi kamu yang sedang mencari informasi tentang bagaimana cara membuat mail merge di Excel, maka artikel ini sangatlah tepat.
Sebelum tahu bagaimana cara membuatnya, kamu pun akan tahu sekilas tentang apa itu mail merge. Juga akan tahu apa fungsi dari mail merge, yang ternyata sebenarnya bisa dibuat di Excel juga bisa dibuat di Ms. Word. Namun sekarang, panduannya adalah pembuatan di Excel.
Mengenal Sepintas Tentang Mail Merge di Excel
Nah, Mail Merge merupakan fitur yang dapat dimanfaatkan untuk membuat dokumen. Dokumennya dipersonalisasi berdasarkan dari suatu sumber tertentu.
Dengan menggunakan mail merge, maka kamu bisa membuat undangan, email, atau dokumen lain secara masal. Dengan informasi dapat disesuaikan, berdasarkan penerimanya.
Sistem fitur mail merge ini pun terdiri dari dua komponen. Komponen pertama adalah naskah dokumen, dan komponen kedua adalah sumber data.
Naskah dokumen merupakan template yang berisi teks, kemudian untuk setiap penerimanya saja. Misalnya saja undangan seminar, dengan format umum. Kemudian informasi yang disampaikan juga konsisten. Mulai dari tempat acaranya, tanggal, serta waktu.
Sedangkan untuk komponen Sumber Data, merupakan informasi yang berisi secara spesifik. Jadi setiap penerima akan memiliki nama, alamat email, serta asal perusahaan berbeda. Dokumen ini pun bisa berasal dari berbagai sumber. Mulai dari File Spreadsheet atau Database.
Jadi, dengan fitur ini. Kamu tidak harus ribet melakukan copy paste data secara manual dari Spreadsheet ke naskah dokumen. Yang tentunya jika hal tersebut dilakukan, akan rawan kesalahan dalam pengetikkan.
Misalnya saja ketika ingin mengirimkan undangan melalui email menggunakan layanan email client. Jadi kesalahan yang mungkin terjadi, dapat diminimalisir secara baik.
Namun tentu fungsi dari mail merge tidak hanya sekadar meminimalisir kesalahan ketik saja. Namun fitur ini juga sangat membantu pengguna untuk menyelesaikan setiap pekerjaan yang dilakukan.
Karena kamu sudah mengenali mail merge secara singkat, maka agar lebih jelas lagi. Berikut beberapa langkah yang bisa dipahami tentang bagaimana cara membuat mail merge di Excel.
Cara Membuat Mail Merge di Excel, Pahami dengan Baik!
Walaupun sebenarnya banyak software penulisan yang kini tersedia. Namun ternyata Excel dari Microsofot Office tetap jadi salah satu paling populer, juga dijadikan salah satu pilihan.
Oleh karena hal tersebut, pada bagian ini akan dijelaskan terlebih dahulu secara singkat juga mudah dipahami.
1. Membuat File Sumber Data di Excel
Ya, sebelum memulai bagaimana cara membuat mail merge di Excel, kamu wajib membuat file sumber terlebih dahulu menggunakan Ms. Excel. File sumber data ini nantinya dapat digunakan untuk menggabungkan informasi ke dalam dokumennya melalui mail merge.
- Pertama, langsung buka dokumen Excel dan pastikan dokumennya baru
- Siapkan langsung beberapa kolom yang nanti akan digunakan
- Kamu bisa membuat kolom mengenai Nama, nomor telepon, hingga alamat secara lengkap
- Pastikan untuk dapat mengisi data pada setiap kolom secara benar, juga sesuai kebutuhan
- Jika data pada setiap kolom atau cell sudah diisi lengkap, maka langsung simpan dokumen Excel tersebut dengan nama file yang gampang diingat.
Penyimpanan data tersebut akan lebih baik jika disimpan secara spesifik, menggunakan folder yang gampang untuk diakses.
2. Mengatur Fomat Mail Merge
Jika sumber datanya sudah disiapkan secara benar, lengkap serta valid. Maka bisa langsung lanjutkan untuk menentukan format dokumen. Langkah ini jelas penting dalam pengaplikasian bagaimana membuat mail merge dilakukan.
Tujuannya untuk memastikan, bahwa dokumen yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan serta ditampilkan secara rapi.
Untuk dapat mengatur format dokumen mail merge di word, maka kamu bisa coba ikuti beberapa langkah di bawah ini.
- Pertama, langsung buka dokumen Ms. Word dan pastikan dokumennya baru
- Berikutnya klik tab menu Mailings pada toolbar bagian atas
- Lalu cari keterangan menu Start Mail Merge
- Dari perintah tersebut, maka kamu dapat menemukan beberapa format dokumen
- Seperti Letters atau Surat Fisik, Email Messages atau pesan Email dan Envelopes atau Amplop
- Jika ingin membuat surat undangan, maka bisa langsung pilih keterangan Letters.
3. Menulis Naskah di Ms. Word
Kemudian cara membuat mail merge di Excel berikutnya adalah dengan menuliskan naskah di Microsoft Word. Naskah dokumen akan menjadi template untuk membuat mail merge pada word. Serta menandai tempat untuk menginput data.
Kamu bisa coba ikuti beberapa panduan dan langkah di bawah ini untuk bisa membuat naskah dokumen di Word.
- Pertama, langsung tandai tempat dimana data akan diinput. Menggunakan bidang pengganti
- Misalnya saja jika kamu ingin memasukkan nama penerima, ketikkan saja langsung [Nama] di tempat yang sesuai dalam dokumennya
- Tulis naskah dokumen sesuai kebutuhan, juga preferensi kamu
- Pastikan untuk langsung menyesuaikan format teks, kemudian paragraf, hingga elemen dan desain lain menggunakan fitur tersedia
- Jika sudah, langsung simpan dokumen dengan nama yang relevan. Kemudian simpan di dalam folder yang sama seperti sumber data di Excel.
4. Hubungkan Naskah dengan Sumber Data
Jika semua sudah selesai, termasuk naskah dokumen yang diinput di Ms. Word. Maka sekarang saatnya kamu menghubungkan dokumen tersebut dengan file sumber data dari Ms. Excel.
Pada langkah ini, kamu wajib memasukkan data ke dalam naskah dokumen secara tepat dan akurat. Bagaimana caranya?
- Pertama, langsung kembali ke Tab menu Mailings di Word dan buka menu opsi Select Recipients
- Berikutnya pada menu Select Recipients, kamu akan melihat tiga opsi sumber data berbeda. Jika belum mempersiapkan data, maka bisa memilih keterangan Type New List
- Bila sebaliknya, langsung pilih Use Existing List
- Dikarenakan kamu sudah membuat sumber data pada langkah sebelumnya, maka silahkan langsung klik opsi Use Exiting List dan pilih file Ms. Excel yang dimaksud
- Setelah perintah tersebut dilakukan, maka kamu perlu memilih sheet tempat data penerima disimpan
- Selanjutnya, jika sumber data disimpan pada sheet pertama. Langsung pilih opsi Sheet1$ dan pilih OK untuk melanjutkan.
5. Sesuaikan Tata Letak Data dan Naskahnya
Tahap selanjutnya dari cara membuat mail merge di Excel adalah dengan mengatur tata letak naskah, serta datanya dengan baik. Langkah ini memungkinkan kamu bisa menyesuaikan posisi, serta tampilan data dalam dokumen.
Bagaimana caranya?
- Pertama, langsung arahkan kursor di bidang pengganti tempat yang diinginkan
- Klik Insert Merge Field dari Tab Mailings
- Ulangi proses kedua untuk setiap pengganti yang ingin diisi
- Agar lebih rapi, kamu bisa menghapus bidang pengganti
- Jika ingin mengubah informasi file sumber data, bisa diperbaharui melalui Edit Recipient List
- Kemudian pilih file Excel dari kolom Data Source dan klik Refresh.
6. Preview Hasil Merge
Atau melakukan pratinjau atas hasil mail merge yang telah dilakukan. Hal ini bisa dilakukan pada tombol Preview result yang ada pada toolbar Ms. Word.
7. Menyimpan Dokumen Mail Merge
Kamu dapat menyimpan file dengan 3 pilihan. Mulai dari Edit Individual, Print Documents, hingga Send E-Mail Messages.
