Cara Membuat Mail Merge di Google Docs

Cara membuat mail merge di Google Docs itu sangatlah mudah. Hanya perlu melakukan sejumlah hal sederhana agar mail merge di Google Docs bisa dilakukan. Karena itu, harus selalu dipahami cara untuk membuat mail merge di Google Docs secara efektif serta efisien.

Mail merge di dunia kerja memang sangat bermanfaat. Pekerjaan bisa lebih mudah dikerjaan kalau memanfaatakn fitur mail merge ini. Karenanya, selalu pahamilah cara untuk bikin mail merge saat pakai Google Docs. Ini dia panduan dalam membuat mail merge di Google Docs.

Tata Cara Membuat Mail Merge di Google Docs

Membuat mail merge di Google Docs itu bisa dijalankan dengan mudah tanpa ribet. Dengan cara yang cukup sederhana, proses untuk mail merge bisa dilakukan secara mudah. Berikut ini adalah tata cara membuat mail merge di Google Docs.

1. Persiapkan Sumber Data

Bukalah Google Docs dulu untuk mempersiapkan sumber dokumen utama di spreadsheet. Tulislah isi dari dokumen utama yang akan dihubungkan ke dokumen template. Sumber data yang dibuat pada spreadsheet harus benar penulisannya.

2. Bikin Dokumen Template

Selanjutnya adalah membikin dokumen template yang akan berlaku pada semua surat atau sertifikat. Isinya harus ditulis dengan baik dan benar. Sisakan tempat untuk menaruh nama identitas atau penerima dokumen. Template dokumen itu harus benar – benar tepat.

3. Add Ons Mail Merge

Kalau sumber data dan dokumen template sudah siap, selanjutnya adalah add ons mail merge pada Google Docs. Pilih add on, dan keti mail meger di kolopencarian. Klik install add on mail merge untuk sinkronisasi kedua dokumen tersebut.

4. Atur Mail Merge

Langkah berikutnya adalah mengatur mail merge di Google Docs. Pengaturan mail merge itu adalah hubungkan sumber data dengan dokumen template. Pilih open spreadsheet atau create spreadsheet. Lalu impor data yang telah dibuat dari awal.

5. Mulai Sinkronkan Data

Langkah terakhir adalah mulai sinkornkan data. Sinkronisasi data dengan dokumen template. Aturlah data yang akan dimasukkan ke dokumen template utamanya. Tambahkan placeholder untuk mengatur penempatan sumber data ke dokumen utama. Ulangi terus sampai semuanya selesai.

Manfaat Membuat Mail Merge di Google Docs

Membuat mail merge di Google Docs bisa berikan manfaat yang nyata. Semua manfaat tersebut bisa didapatkan secara langsung oleh para pengguna Google Docs. Apa saja manfaat yang dimaksud? Ini dia beberapa manfaat dari buat mail merge di Google Docs.

1. Bikin Dokumen yang Isinya Sama

Manfaat dari mail merge adalah bikin dokumen yang isinya sama secara efektif dan efisien. Jika butuh mengirimkan dokumen yang sama dalam jumlah banyak, maka mail merge adalah solusinya. Dengan menggunakan mail merge, dokumen dalam jumlah banyak bisa dihasilkan dengan mudah.

2. Mengirim Dokumen ke Banyak Penerima

Manfaat lainnya ialah mengirimkan dokumen ke banyak penerima. Jika sedang berada dalam kondisi perlu kirimkan dokumen ke banyak penerima, maka mail merge bisa digunakan. Pemanfaatan mail merge ke Google Docs tersebut memang akan mudahkan semuanya.

3. Membuat Sertifikat yang Berbeda Nama

Bikin sertifikat juga lebih mudah dnegan mail merge di Google Docs. Pembuatan sertifikat yang beda namanya bisa dilakukan secara mudah langsung. Jika ingin membuat sertifikat yang berbeda – beda namanya, maka solusi terbaiknya adalah melakukan mail merge.

4. Mempercepat Proses Kirim Surat

Pengiriman surat online maupun offline juga akan lebih cepat dengan pembuatan lewat mail merge. Jika butuh kirimkan surat yang penerimanya lebih dari 5, mail merge akan sangat bermanfaat. Sehingga, penggunaan mail merge akan benar – benar percepat proses pengiriman surat.

Faktor Penting dalam Membuat Mail Merge di Google Docs

Dalam pembuatan mail merge di Google Docs itu ada sejumlah hal penting yang perlu dapatkan perhatian. Sejumlah faktor penting ini akan sangat berpengaruh pada kesukses mail merge di Google Docs. Ini dia beberapa faktor yang amat penting saat mau bikin mail merge di Google Docs.

1. Sumber Dokumen Utama

Dalam pembuatan mail merge, sumber dokumen utama adalah sesuatu yang penting. Dokumen ini adalah template dari sebuah surat. Isi dari surat utamanya memang harus dijelaskan secara baik dan benar. Pastikan bahwa sumber dokumen utamanya memang tepat untuk mudahkan semuanya.

2. Sumber Data Utama Harus Tepat

Sumber data utama misalnya nama penerima atau alamat juga harus tepat. Penulisannya memang harus disesuaikan dari awal sampai akhir. Dengan penulisan sumber data utama yang tepat, segalanya akan jadi lebih lancar tanpa masalah.

3. Atur Dokumen Utama dengan Baik

Pengaturan dokumen utama juga harus diatur secara baik. Sebagai dokumen utama yang jadi template untuk semua hal, pengaturan di dalamnya memang sangat penting. Untuk itu, penulisan dokumen utama harus benar – benar dilakukan secara baik.

4. Akurasi Nama Saat Mengirim Surat

Jika sedang membuat undangan, maka akurasi nama saat kirimkan surat adalah hal yang penting. Melalui akurasi nama tersebut, proses mail merge akan berjalan lancar. Penulisan nama lengkap dari penerima surat harus terus diverifikasi dan jangan sampai salah dalam menulisnya.

FAQ | Cara Membuat Mail Merge di Google Docs