Cara Membuat Mail Merge di Word

Memahami cara membuat mail merge di word itu memang tidak mudah. Diperlukan pemahaman yang tepat agar bisa membuat mail merge pada word. Namun, tak perlu bingung karena sekarang banyak cara mudah untuk bikin mail merge yang cepat lewat Microsoft.

Mail merge merge adalah sebuah fitur untuk membuat undangan, surat atau dokumen lainnya secara lebih cepat. Kalau sudah melakukan mail merge, alur surat dan undangan akan lebih mudah. Berikut ini tata cara membuat mail merge di word.

Cara Membuat Mail Merge di Word

Pembuatan mail merge di word dapat dilakukan dengan sejumlah langkah sederhana. Siapkanlah dulu dokumen utama yang berisikan isi undangan atau email. Lalu buat data source di excel yang berisikan nama, alamat hingga kontak. Berikut ini panduan dalam membuat mail merge di word.

1. Buka Fitur Mail Merge di Word

Bukalah menu Mailings yang ada di word pada dokumen utama. Opsi tersebut berada di bagian atas dari lembar kerja word. Kemudian pilih start mail merge yang tersedia di menu tersebut untuk memulai semuanya.

2. Pilih Format Dokumen

Tahapan berikutnya adalah memilih format dokumen. Pemilihan format dokumen bisa langsung disesuaikan dengan kebutuhan masing – masing. Bisa email, surat, amplop dan yang lain. Klik salah satu opsi yang tersedia di sana.

3. Mulai Tulis Isi File Dokumen

Setelah format dokumen dipilih, maka langkah berikutnya adalah mulai menulis isi file dokumen. Penulisan file dokumen harus dilakukan dengan tepat dan cermat sesuai kebutuhan. Isi dari dokumen utama itu harus tepat.

4. Pilih Penerima File Dokumen

Kemudian atur penerima file dokumen di data source di excel. Pilih select recipients di data source excel untuk memasukkan data nama, alamat dan yang lainnya terlebih dulu. File dokumen harus dituliskan dengan baik dan bebas dari typo.

5. Gabungkan Sumber Data dengan File Dokumen

Setelah memilih penerima file dokumen, maka klik use an existing list. Tunggu dialog workbook muncul. Lalu atur cell range yang ada pada excel yang digunakan. Penggabungan ini menjadi bagian penting dalam mail merge.

6. Atur Tata Letak Dokumen

Proses berikutnya adalah mengatur tata letak dokumen. Setelah gabungkan sumber data dengan file utama, akan muncul template otomatis sesuai source data excel. Letaknya harus sesuai dengan estetika yang ada.

7. Review Dulu

Jika telah memasukkan template pada pengaturan tata letak, langkah berikutnya adalah melakukan review dulu. Pastikan semua penulisannya sudah tepat agar semuanya lancar. Review yang tepat akan sangat krusial agar dokumennya baik dan benar.

8. Simpan Pengaturan

Saat tidak ada penulisan yang salah, maka file mail merge itu bisa langsung disimpan dulu. Kalau sudah disimpan, dokumen bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing – masing. Kalau perlu file fisik, tinggal print saja semua dokumen yang ada.

Manfaat Membuat Mail Merge di Word

Pembuatan mail merge di word akan berikan sejumlah manfaat langsung kepada para penggunanya. Semua manfaat tersebut harus diperhatikan dengan baik juga. Berikut ini beberapa contoh manfaat dari mengatur mail merge di Microsoft Word.

1. Menghemat Waktu dan Tenaga

Salah satu manfaat utama dari membuat mail merge di word adalah menghemat waktu dan tenaga dalam hasilkan dokumen tertentu. Proses untuk hemat waktu dan tenaga itu memang dapat terjadi kalau paham caranya merge mail.

2. Memudahkan Membuat Email untuk Banyak Orang

Memudahkan pembuatan email yang akan dikirimkan oleh banyak orang. Saat ingin kirimkan email dengan isi yang sama namun dikirimkan ke beberapa orang yang berbeda, maka merge mail adalah solusinya. Dengan mail merge, pengguna bisa bikin template yang bisa terus dipakai.

3. Mempermudah Bikin Undangan untuk Banyak Orang

Merge mail di word itu juga berguna untuk memudahkan bikin undangan untuk banyak orang. Ini adalah sesuatu yang penting juga. Kalau bisa bikin banyak undangan dengan mudah, semuanya akan lebih praktis. Buat yang punya undangan ratusan, merge mail penting untuk digunakan.

4. Bikin Pembuatan Sertifikat Lebih Mudah

Pembuatan sertifikat yang berbeda – beda namanya juga akan lebih mudah dengan merge mail. Ini adalah salah satu kegunaan utama dari merge mail yang memang sangat penting. Jika sedang menggelar acara yang melibatkan pemberian sertifikat, gunakan langsung mail merge di word.

5. Memudahkan Proses Bikin Banyak Dokumen

Mempemudah proses membuat banyak dokumen juga merupakan manfaat dari merge mail. Ini adalah salah satu manfaat terbesar kalau melakukan pengaturan tehadap mail merge di Microsoft Word. Segala macam dokumen bisa langsung dibuat dengan bantuan mail merge ini.

Faktor Penting dalam Membuat Mail Merge di Word

Ada beberapa faktor penting dalam membuat mail merge di word. Sejumlah faktor penting ini memang harus dicermati secara baik dan benar. Dengan begitu, proses mail merge akan selalu lancar. Ini dia beberapa faktor penting dalam membuat mail merge di word.

1. Pastikan File Master Sesuai

Salah satu faktor penting dalam membuat mail merge di word adalah memastikan file master sudah sesuai. File master ini memang sangat krusial saat ingin lakukan mail merge. Karenanya, pastikan bahwa file master telah disusun dengan rapi supaya tidak perlu kerja dua kali.

2. Database Utama Jangan Sampai Typo

Usahakan juga untuk menuliskan database utama dengan sesuai. Jangan sampai keliru dalam membuat databse seperti nama hingga email. Sebab, kalau ada penulisan huruf yang salah, proses mail merge akan bermasalah.

3. Pastikan Data di Excel Tidak Error

Selalu memastikan bahwa data yang ada di excel tidak error itu juga merupakan sesuatu yang penting. Selalu pastikan bahwa sumber data pada excel itu benar – benar tepat. Kalau menggunakan rumus, jangan sampai penulisannya salah karena dapat berpengaruh langsung.

4. Selalu Review Sebelum Cetak

Ingatlah untuk selalu review terlebih dulu hasil dari mail merge sebelum mencetaknya. Hal ini kadang terlupa oleh para pembuat mail merge di word. Review ini memang punya peran yang besar untuk sukseskan proses mail merge di file word.

FAQ | Cara Membuat Mail Merge di Word