Cara Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mudah

Beranda » Cara Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mudah

Jika kamu sedang mencari informasi dan tutorial cara membuat surat di Microsoft Word maka artikel kali ini sudah menjadi jawaban tepat.

Kamu dapat memahaminya dengan baik, mulai dari pengaturan kertas atau margins. Hingga penyusunan suratnya harus apa saja, untuk menyelesaikannya. Yuk langsung simak pembahasan berikutnya sampai selesai dan hingga suratnya jadi.

Cara Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mudah

Membuat surat, terutama surat resmi menggunakan Ms. Word. Tidak hanya akan membuat komunikasi jadi lebih profesional, namun juga akan memberikan kesan lebih baik kepada penerima.

Dengan mengikut dan mengaplikasikan beberapa langkah di bawah ini, maka kamu bisa membuat surat resmi dengan efisien serta mudah. Bagaimana caranya?

1. Mengatur Kertas

Ya, tahapan pertama yang wajib dilakukan adalah dengan mengatur kertas atau page pembuatan surat. Pengaturan kertas ini sangat penting, agar surat nampak lebih rapi juga menjadi lebih profesional.

Langkahnya cukup dengan mengklik menu Page Layout atau yang terbaru pada tab menu Layout. Klik Grup menu Page Setup dan pilih menu Margin.

Dibagian kiri atau left 3cm, untuk bagian kanan atau Right 2cm. Lalu Bagian atas atau Top 2cm, lalu bagian bawah atau Bottom juga 2cm. Untuk format kertasnya, pilih potrait.

Pada tab menu Paper, pilih keterangan Customize yang sudah disesuaikan dengan ukuran kertas jenis F4. Jika perintah ini sudah dilakukan, klik OK untuk melakukan pengubahan.

2. Mengatur jenis dan Ukuran Font

Langkah selanjutnya sebagai cara membuat surat di Microsoft, adalah menentukan jenis dan juga ukuran fontnya secara langsung.

Untuk surat resmi, biasanya jenis huruf atau font yang digunakan juga resmi. Mulai dari Times New Roman, Anal, Century Ghotic, atau beberapa jenis font formal lainnya.

Sedangkan untuk ukuran fontnya, biasanya bisa diselesaikan dengan format surat masing-masing instansi. Atau lembaga tertentu.

Untuk melakukan pengaturannya, cukup klik tab Menu Home dan langsung memilih jenis Font dan ukuran di tab menu Grup Font. Sedangkan untuk ukuran fontnya, bisa dilakukan ukuran font 12 saja.

3. Membuat Heading Surat

Nah, jika pengaturan kertas. Kemudian jenis font hingga ukuran font sudah diubah, maka selanjutnya bisa langsung membuat heading pada surat.

Dengan mencantumkan informasi penerima surat atau tujuan surat kemana dikirimkan. Mulai dari nama perusahaan, atau nama penerima, alamat. Kemudian tanggal, serta nomor surat juga harus dicantumkan jika diperlukan.

4. Membuat Isi Surat

Jika heading tersebut sudah diisi secara lengkap, maka masuk untuk membuat isi surat dengan baik. Caranya dengan menggunakan kalimat atau salam pemuka. Isi surat, serta kalimat penutup hingga salam penutup yang baik.

Penulisan isi surat juga dapat dilakukan sesuai dengan maksud, serta tujuan. Mulai dari surat izin, permohonan resign, surat undangan, atau bahkan lainnya. Dan pastikan agar isi surat dan tujuan surat dapat diisi secara jelas. Serta padat.

Intinya, buat surat dengan selengkap mungkin. Jika surat berkaitan dengan undangan, maka jangan lupa untuk menyertakan tanggal. Hingga jam mulainya acara akan dilakukan.

Jika dibutuhkan, usahakan untuk dapat memberikan informasi tambahan. Mulai dari informasi nomor HP yang bisa dihubungi, atau bahkan lainnya.

5. Menandatangani Surat

Jika dirasa surat yang dibuat di Ms. Word sudah benar dan sesuai. Maka bisa langsung berikan keterangan nama hingga jabatan, kemudian berikan tanda tangan resmi dibagian bawah rusak.

Untuk menjaga data dan keaslian dokumen, jangan lupa untuk menyimpan salinannya. Hal ini dilakukan sebagai catatan pribadi, atau bahkan catatan dokumen perusahaan.

Langkah-langkah Membuat Surat Resmi di Microsoft Word

Menulis surat resmi di Ms. Word, tentu saja ada struktur penyusunannya. Format surat resmi memang wajib diperhatikan dengan baik, tujuannya agar tidak terjadi kesalahan. Dan untuk menghindari kesalahan tersebut, bisa langsung praktikkan beberapa langkah di bawah ini.

1. Buat Bagian Pembuka                                   

Ya, cara membuat surat di Microsoft Word yang resmi ini hampir mirip dengan keterangan sebelumnya. Dimana kamu diharuskan untuk melampirkan Kop Surat terlebih dahulu. Nomor, Tanggal, Laporan, hingga Perihal dan juga Alamat Tujuan.

Dibagian ini juga pastikan format atau susunan penulisannya sesuai pada tempatnya. Dan penting untuk diingat, bahwa pada bagian lampiran hanya dituliskan jika memang ada jumlah lampiran yang disertakan.

2. Buat Bagian Isi Surat

Berikutnya, masuk dibagian isi surat. Kamu perlu memerhatikan informasi apa saja yang akan disampaikan. Informasi tersebut wajib disampaikan dengan bahasa lugas, serta tidak menggunakan kiasan.

Bahasa penulisan resmi juga perlu jadi perhatian utama. Pastikan agar dapat menggunakan Bahasa Formal, berdasarkan pada kaidah hingga kebahasaan dan Ejaan yang Disempurnakan.

3. Buat Bagian Penutup

Pada bagian penutup, gunakan kalimat yang tidak bertele-tele. Ucapkan terima kasih, dan langsung salam penutup. Akhiri surat dengan tanda tangan resmi, serta gunakan stempel jika diperlukan.

Jenis Surat yang Bisa Dibuat di Microsoft Word

Setelah mengetahui bagaimana cara membuat surat resmi yang tepat, kini saatnya kamu mengaplikasikannya. Dan jenis surat-surat resmi yang bisa dibuat di Ms. Word, adalah:

  1. Surat undangan resmi
  2. Surat edaran
  3. Surat panggilan
  4. Surat Permohonan
  5. Surat dinas pemerintahan, atau instansi hingga lembaga.

Untuk itu, maka kamu pun harus memerhatikan beberapa hal saat surat resmi dibuat di Ms. Excel. Apa saja?

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Membuat Surat di Microsoft Word

1. Penulisan Kepala Surat

Menjadi bagian awal disebuah surat, memiliki fungsi dalam memberikan informasi pada penerima. Mulai dari nama, alamat dan beberapa keterangan lain yang berhubungan dengan instansi.

Pastikan penulisannya lengkap, dan pastikan penulisan kata telepon tidak disingkat. Sementara untuk format angka, tidak menggunakan titik, dan harus jelas.

2. Tanggal Surat

Langsung saja secara jelas dan lugas, seperti 14 November 2023.

3. Penulisan Salam Pembuka

Untuk dapat menuliskan dan menyertakan salam pembuka di jenis yang resmi, maka biasanya akan berada di bagian kiri. Atau satu garis dengan tepi.

Beberapa rekomendasi ungkapan salam pembuka, bisa menggunakan Dengan Hormat, Salam Sejahtera, hingga beberapa salam pembuka yang sopan lainnya.

4. Penulisan Salam Penutup

Ternyata untuk penulisan salam penutup di surat resmi, huruf awal dituliskan kapital dan tidak harus menggunakan tanda koma. Misalnya:

  • Salam takzim
  • Wassalam, Hormat kali
  • Dll.

5. Penulisan Tembusan

Tidak jarang, keterangan tembusan sering kali ditemukan disebuah dokumen surat resmi. Dan kamu bisa melakukannya dengan contoh di bawah ini:

  • Direktur Sarana Informatika
  • Sdr. Suk.an
  • Kepala Bagian Tata Usaha.

Nah, itulah beberapa langkah yang dapat dilakukan tentang bagaimana cara membuat surat di Microsoft Word. Panduannya jelas mudah, juga gampang dipahami bukan?

FAQ │Pertanyaan Tentang Cara Membuat Surat di Microsoft Word

Apakah Membuat Surat di Microsoft Word Membutuhkan Jaringan Internet?

Tidak harus, yang terpenting formatnya benar.

Berapa Lama Proses Membuat Surat di Ms. Word?

Bisa cepat, juga bisa lambat.

Ranti P
Ranti P

Seorang freelancer content writer sejak 2015. Aktif menulis di beberapa media nasional Kompas, Republika, Tirto, IDNTimes. Terimakasih sudah membaca tulisan sederhana saya di sini.