Mempelajari bagaimana rumus mengurutkan data di Excel ternyata mudah, juga tersedia banyak opsi untuk digunakan.
Khusus dalam pembahasan kali ini, kamu pun dapat mempelajari bagaimana rumus untuk mengurutkan angka. Juga bagaimana rumus untuk mengurutkan abjad. Untuk informasi dan pembahasan lebih lengkap lainnya, bisa langsung simak pembahasan berikutnya ya.
Hal yang Harus Diperhatikan untuk Mengurutkan Data di Excel
Sebelum masuk langsung ke pembahasan utama, kiranya kamu harus terlebih dahulu tahu tentang apa saja sebenarnya hal yang harus diperhatikan sebelum pengurutan data dilakukan. Hal ini dilakukan agar mengurutkan data berhasil, serta tidak menjadi acak-acakan.
1. Hapus Spasi di Awal
Jadi kamu harus menghapus semua spasi di awal. Dalam beberapa kasus, ada data yang merupakan hasil impor dari aplikasi lain. Yang memungkinkan ada spasi pada awal kalimat, atau katanya.
Spasi tersebut harus dihilangkan terlebih dahulu, tujuannya tentu saja agar tidak mengganggu proses pengurutan data. Cara menghapus spasinya juga gampang. Kamu dapat menggunakan fungsi khusus.
Yakni fungsi TRIM, dengan ketentuan =TRIM(“First Quarter Earnings”). Rumus excel tersebut akan otomatis menghilangkan spasi sebelum serta setelah teks dalam sebuah formula.
2. Pastikan Data Semuanya Abjad, Jika Akan Mengurutkan Abjad
Nah, jika kolom yang tersimpan terdapat angka. Sementara kamu ingin mengubahnya menjadi teks, karena memang ingin mengurutkannya.
Maka kamu harus mengubahnya menjadi teks terlebih dahulu. Jika hal ini tidak diaplikasikan, maka angka yang ada pada data akan diurutkan di awal. Sebab berbeda dengan format teks, atau format abjad.
Cara untuk dapat mengurutkan data di Excel berupa angka agar dapat diubah menjadi teks. Adalah dengan menekan tombol CTRL+1. Kemudian klik tab Angka, lalu klik Kategori dan pilih Umum, Angka atau Teks. Dengan perintah tersebut, maka kamu dapat memilih Angka.
3. Mengubah Huruf Menjadi Angka, Jika Ingin Mengurutkan Angka
Nah, hal yang harus diperhatikan berikutnya adalah memastikan data angka jika memang yang akan diurutkan adalah angka. Jika terdapat data abjad di dalamnya, maka pengubahan abjad ke angka harus dilakukan terlebih dahulu.
Cukup dengan mengklik tombol CTRL+A dan memilih tanda (!). Yang akan menunjukkan error pada data. Lalu klik keterangan menu Konversi ke Angka. Maka huruf pun akan terkonversi sebagai angka.
Nah, itulah beberapa hal yang harus kamu perhatikan terlebih dahulu jika ingin mengurutkan data berupa angka atau mengurutkan data berupa abjad.
Rumus Mengurutkan Data di Excel (Angka)
Hal pertama yang bisa langsung kamu pelajari, adalah rumus yang dapat digunakan untuk mengurutkan data angka atau nomor secara otomatis. Mulai dari yang terkecil, serta terbesar. Nah, bagaimana cara melakukannya?
1. Dari Fitur Sort
Fitur sort ini sudah menjadi default atau bawaan dari Ms. Excel. Jadi memang secara khusus dapat digunakan untuk mengurutkan data. Hanya dengan satu klik saja, maka nomor yang awalnya berantakan bisa jadi runut. Atau tersusun sesuai keinginan. Bagaimana cara menggunakannya?
- Pertama, langsung buka file Excel yang datanya sudah berisi angka juga siap diurutkan
- Pilih satu cell atau kolom yang ingin diurutkan
- Selanjutnya, pada tab Data. Kemudian dalam grup Urutkan & Filter. Maka bisa pilih ikon menu atau tools dengan tulisan AZ jika ingin mengurutkannya dari angka terkecil ke terbesar
- Jika data ingin diurutkan dari terbesar ke terkecil, maka pilih tools dengan keterangan ZA.
Dengan fitur ini, maka data angka kamu akan tersusun secara otomatis sesuai keinginan.
2. Rumus
Nah, kamu juga dapat memanfaatkan rumus atau fungsi SMALL juga rumus fungsi LARGE. Gunakan sesuai kebutuhan saja, apakah ingin mengurutkan dari yang terkecil. Atau mengurutkan data angka dari yang terbesar. Cara melakukannya bagaimana?
- Pertama, langsung buka file Excel yang sudah berisi data angka atau nomor siap diurutkan
- Kemudian simpan dan letakkan kursor di cell lain yang nantinya data akan diurutkan diletakkan
- Selanjutnya, jika ingin menurutkan data angka dari terkecil ke terbesar. Masukkan rumusnya, dengan keterangan =SMALL(range;ROW(cell)-1)
- Berikutnya, jika ingin mengurutkan nomor dari angka terbesar ke terkecil. Bisa menginput rumus =LARGE(range;ROW(cell)-).
Nah, setelah langkah dan perintah tersebut dilakukan. Maka secara otomatis nomor-nomor yang awalnya random. Maka akan secara otomatis ditampilkan secara berurutan.
Kamu bisa mendapatkan data urut lebih cepat menggunakan fitur Sort ini, pun tentu saja proses pengerjaan data menjadi lebih cepat.
Rumus Mengurutkan Data di Excel (Abjad)
Setelah memahami cara bagaimana mengurutkan data angka atau nomor di Excel. Maka berikutnya dapat dipelajari tentang bagaimana jika data yang akan diurutkan berupa abjad atau huruf. Untuk bisa mengetahuinya, bisa langsung simak penjelasan dan pembahasan di bawah ini ya.
1. Dengan Dua Klik Saja
- Pertama, langsung sajikan data yang akan diurutkan dalam cell di satu kolom
- Kemudian highlights kalimat atau data yang akan diurutkan
- Untuk dapat memblok atau menyorotnya, cukup klik pada cell pertama, lalu tarik ke bawah hingga data terakhir yang akan diurutkan
- Selain itu, kamu juga dapat melakukan blok secara keseluruhan dengan mengklik bagian atas kolom yang berabjad
- Selanjutnya langsung cari ikon AZ atau ZA yang ada dibagian toolbar standar
- Jika ingin mengurutkan abjad dari A ke Z, maka pilih tools menu AZ. Sedangkan jika ingin mengurutkan data dari Z ke A, maka bisa langsung pilih tools menu ZA.
Dengan perintah dan keterangan tersebut, maka kamu akan mendapatkan data menjadi terurut secara otomatis. Sesuai keinginan.
2. Dengan Fitur Sort
- Pertama, sajikan dan isi lembar kerja Excel dengan data abjad yang akan diurutkan
- Kemudian blok lagi, atau Highlights keseluruhan data dengan menggunakan CTRL+A atau menggunakan Command + A
- Selain menggunakan cara tersebut, kamu juga bisa melakukan blok data dengan mengklik kotak kosong dibagian pojok kiri atas lembar kerja
- Jika perintah tersebut sudah dilakukan, langsung buka menu Data dari Toolbar
- Kemudian pilih keterangan Sort, maka sistem kotak dialog Sort akan dimunculkan
- Jika sudah memberi label pada kolom, bisa langsung pilih keterangan Header Row pada bagian bawah My List Has. Pun jika belum, maka bisa melabeli kolom dengan No Header Row
- Selanjutnya pilih kolom yang ingin disusun dengan memilih keterangan Sort By
- Jika memilih keterangan Header Row, maka opsi di bawah Sort By akan menjadi kolom
- Selanjutnya pilih Ascending untuk dapat mengurutkan data dari yang kecil ke paling besar
- Jika memilih Descending, maka data akan terurut dari paling besar ke paling kecil. Dalam artian dari Z ke A dan sebaliknya
- Terakhir, klik OK dan data pun akan berurutan sesuai abjad yang diinginkan.
