Cara membuat dropdown list dengan data validation excel dapat dilakukan dengan mudah. Melalui sejumlah cara yang sederhana, proses untuk membuat dropdown list pakai data validation excel akan berlangsung dengan amat mudah. Jadi, semuanya harus diperhatikan secara baik dan benar.
Dropdown list memang dapat dibuat pakai data validation excel. Cara pembuatannya juga sangat mudah. Untuk itu, perhatikan selalu cara membuat dropdown list paka data validation excel dengan baik dan benar. Ini dia cara pembuatan dropdown list pakai data validation excel.
Memahami Fungsi Dropdwon List
Sebelum memahami cara membuatnya, ada baiknya untuk mengetahui fungsi utama dari dropdown list dengan data validation excel. Pada dasarnya, fungsi utama dari dropdown list adalah memudahkan pengisian data pada excel.
Sementara itu, penggunaan data validation juga bermanfaat untuk membatasi isi dari sebuah sel pada worksheet. Dengan begitu, pengguna akan terhindarkan dari kesalahan input ataupun entry data ketika memasukkan nilai ataupun informasi lainnya.
Ketika menerapkan mode dropdown list pakai data validaton, kita bisa mengurutkan data secara lebih mudah. Cotohnya ketika harus membuat list yang berisikan informasi jenis kelamin. Pengguna bisa membatasi pengisian sel dengan opsi L atau P secara konsisten dari awal hingga akhir.
Dengan menambahkan fungsi dropdown list tersebut, laporan akan lebih bagus dan bisa dibaca dengan mudah. Itulah kenapa data validation excel itu perlu dipelajari dengan baik agar laporan excel yang disajikan bisa lebih menarik.
Cara Membuat Dropdown List dengan Data Validation Excel
Kini saatnya memahami cara membuat dropdown list memakai data validation excel. Langkah – langkahnya cukup mudah. Hanya perlu melakukan sejumlah tahapan atau prosedur sederhana saja. Berikut ini cara dalam membuat dropdown list dengan data validation excel.
1. Bikin Sumber Data di Awal
Dalam membuat dropdown list, kita perlu membuat sumber data terlebih dulu. Siapkan sell yang berisikan sumber data tingkat pertama dan tingkat kedua. Kedua tingkatan ini harus dibuat terlebih dulu biar data bisa lebih mudah dimengerti.
Misalnya sumber data tingkat pertama berisi informasi mengenai tingkat pendidikan. Sedangkan pada tingkat kedua berisikan informasi dari SD, SMP, SMA hingga Perguruan Tinggi. Keduanya harus dibuat dari awal dulu.
2. Berikan Nama pada Range
Langkah selanjutnya adalah memberi nama range untuk hubungkan tiap tingkatan data. Pemberian nama ini juga amat penting dalam pembuatan dropdown list bertingkat pada excel. Penamaan harus tepat karena berpengaruh pada rumus.
Nama yang diberikan tentunya harus disesuaikan dengan topik data yang dibuat. Misalnya tingkatan pertama diberi nama tingkat pendidikan. Sedangkan tingkat kedua berisikan informasi mengenai jenis tingkat pendidikan.
3. Bikin List Validation Tingkat Pertama
Proses berikutnya adalah membuat list validation tingkat pertama. Pembuatannya bisa menggunakan rumus aexcel yakni =(nama range yang digunakan). Dalam hal ini, list validation tingkat pertama bisa pakai formula =List_Jenis.
Pada tingkatan pertama ini tidak terlalu rumit karena hanya mengatur satu validasi saja. Ini berbeda dengan tingkatan kedua yang lebih rumit karena data dropdown yang lebih banyak.
4. Membuat List Validation Tingkat Kedua
Langkah berikutnya adalah membuat list validation tingkat kedua. List validation tingkat kedua menggunakan rumus berdasarkan sumber data validation yang sebelumnya sudah dibuat.
Misalnya =IF($B$7=”Tingkat_Penddikan”;List_Tingkat_Pendidikan;IF($B$7=”SD”;List_Pendidikan)). Ini merupakan rumus yang bisa dipakai sekali untuk kemudian diatur otomatis. Karenanya, perhatikan urutannya dengan tepat.
5. Simpan Pengaturan
Tahap terakhir yang perlu dilakukan adalah menyimpan pengaturan. Proses penyimpanan pengaturan ini pastinya sangat penting. Sebelumnya review dulu apakah semuanya sudah sesuai dengan kebutuhan.
Kalau semuanya sudah sesuai dan tepat, maka penyimpanan bisa langsung dilakukan. Ini adalah proses akhir yang harus dilakukan dalam pembuatan dropdown list. Simpanlah pada folder yang ada di komputer dengan nama yang tepat.
Cara Edit Dropdown List Excel
Pahamilah juga bagaimana cara edit dropdown list excel. Ketika sudah menyusun dropdown list dengan tepat, kadang perlu ada proses editing. Proses tersebut bisa dilakukan dengan mudah juga. Berikut ini cara edit dropdown list excel dengan cukup mudah.
1. Pilih Sel atau Data yang Mau Diedit
Pilihlah dulu sel atau data yang mau diedit terlebih dulu. Pilih sel atau range mana yang mau diatur ulang menu dropdown list di dalamnya.
2. Aktivasi Option Box Data Validation
Aktivasi option box data validation bisa menjadi proses berikutnya yang perlu dilakukan. Pastikan untuk langsung aktifkan option box data validation pada tab data.
3. Atur Perubahan yang Diinginkan
Langkah berikutnya adalah mengatur atau edit data sesuai dengan kebutuhan masing – masing. Bisa diganti nama, angka atau perubahan lainnya.
4. Apply Perubahan
Ketika sudah melakukan editing, maka langsung saja apply perubahan. Langsung centang kotak yang bertuliskan apply these changes to all other cells with the same settings. Kemudian klik OK.
5. Periksa Kembali Field Dropdown List
Setelah klik OK, kita bisa memeriksa kembali apakah data yang diedit sudah berubah atau belum. Jika belum ada perubahan, maka ulangi lagi proses editing pada dropdown list.
